Appli de flex office au taf

[Malicka]

Je vous explique le delire, ma boite a installé un truc pour gerer les bureaux en flex-office direct sur Teams mais ca deconne complet. Sur le papier c'etait censé nous mettre a coté de notre team, sauf que je me retrouve toujours tout seul au fond de l'open space alors que mes collegues sont groupés a l'autre bout. Apparemment ca vient du fait qu'on a des zones "hybrides" mal definies sur le plan, du coup l'appli comprend rien quand on est plus de dix. J'ai essayé de changer mes preferences ou de reserver a l'avance mais ca change que dalle au placement. Je suis pas un c***k en orga mais la ca me saoule de faire de la route pour finir en solo devant mon ecran. Vous avez ce genre de bug chez vous ou c'est juste notre config qui est pétée ?

[pboulanger]

@Malicka

Hors-sujet

Petite remarque préalable, essaye de mettre des sauts de lignes et de paragraphes, cela facilite grandement la lecture de ta demande !

Sinon pour répondre à ta question, c'est un grand classique.
Ce que tu décris ressemble à un problème de logique d’algorithme + de paramétrage des zones, pas à un bug isolé.

Comment ces systèmes fonctionnent (en théorie)

Les outils de flex-office intégrés à Teams (souvent via un module tiers) comme :

• Microsoft Places
• Robin
• Condeco
• Appspace

fonctionnent en général avec :

Des zones définies sur un plan

• Zone A = Équipe Marketing
• Zone B = IT
• Zone C = Hybride
• etc.

Des règles de proximité

• Si 3 personnes de la même équipe réservent le même jour → on essaie de les regrouper.
• Si la zone “attitrée” est pleine → on déborde vers une zone compatible.

Des contraintes techniques

• Capacité max par zone
• Règles sanitaires (historiquement)
• Distances minimales
• Statuts hybrides / visiteurs / managers

Là où ça casse chez vous

Tu as donné un indice clé : “zones hybrides mal définies” + “quand on est plus de dix”

Ce que ça veut dire concrètement :

L’algorithme ne comprend plus la priorité d’équipe

Si une zone est marquée :

• à la fois “équipe X”
• et “hybride”
• et peut-être “priorité manager”

L’outil ne sait plus quel critère prime.

Résultat :

Il optimise la capacité globale, pas la cohésion d’équipe.

Donc il fait ça :
“OK, j’ai 12 personnes de la même team. La zone principale n’a que 8 places.
Je remplis 8 places là.
Les 4 autres ? Je les case ailleurs.”

Et toi tu tombes dans le “ailleurs”.


Effet seuil au-delà d’un certain nombre

Beaucoup de ces outils utilisent un algorithme de type “bin packing” (optimisation de remplissage).

Tant que vous êtes :

• 3 → ça colle
• 5 → ça colle
• 8 → ça colle
• 11 → ça explose

Parce qu’il bascule en mode "optimisation de taux d’occupation" plutôt qu’en mode "regroupement humain".

Les préférences individuelles ne sont que des… préférences

Quand tu changes tes préférences :

• “proche équipe”
• “zone X”
• “avec collègues”

Ce sont des soft rules.

Si la configuration globale dit :

“Optimiser remplissage des zones hybrides”

Alors tes préférences passent après.

En résumé

Le problème n’est pas :

• ton compte
• ton profil
• ton niveau d’organisation

Le problème est très probablement :

• Une cartographie des zones mal pensée
• Des règles contradictoires
• Une priorisation mal configurée (capacité > cohésion)

Le vrai test simple

• Si vous êtes 6 → ça marche ?
• Si vous êtes 12 → ça disperse ?

Si oui → ce n’est pas un bug, c’est un paramétrage mal calibré.

Ce qu’il faudrait corriger côté IT

Idéalement :

• Définir une zone 100% dédiée équipe
• Supprimer le double statut “hybride + équipe”
• Mettre la règle :
  “Priorité regroupement équipe avant optimisation de capacité”

Mais ça, c’est purement du paramétrage admin.